Qué es el Aprendizaje Justo a Tiempo y cómo aplicarlo en la capacitación online

“El único verdadero viaje de descubrimiento consiste no en buscar nuevos paisajes, sino en mirar con nuevos ojos.” – Marcel Proust 

La propuesta del Aprendizaje Justo a Tiempo pone de manifiesto una clara distinción entre la enseñanza y el aprendizaje, el aprendizaje justo a tiempo, es en pocas palabras: “Adquirir las habilidades o conocimientos que se requieren en el momento justo, aprender «lo que necesitas cuando lo necesitas»”.

Las propuestas actuales del aprendizaje en general, y del aprendizaje para adultos de forma específica, nos invitan a replantear la manera de observar y poner en práctica actividades que por lo cotidiano no nos detenemos a pensar, ¿hay una mejor forma de hacerlo?, y si lo hubiera, ¿obtendremos mejores resultados?

Diariamente nos encontramos ante un mar infinito de ideas, datos, información que se actualiza casi instantáneamente. Con tal velocidad, es difícil decidir cuales referencias son relevantes para cada uno de nosotros y cuál es solo un dato más que no tiene valor para nuestras responsabilidades. Buscar algo en internet, es enfrentarte con cientos o miles de opciones para hacer lo mismo y, en algunos casos, solo se modifican las palabras, la secuencia de ellas o el formato. Estamos expuestos a una sobrecarga de información en todas las áreas de nuestra vida y lo menos que queremos es complicarnos un poco más nuestro día a día.

Tener acceso a una mayor cantidad de información no nos hace más inteligentes ni más sabios, no hay una fórmula mágica que haga de alguna manera más sencilla la manera en la que vivimos. Tal vez, nos alejamos un poco de estos conceptos cuando no sabemos qué hacer con dicha información, cuál de tantas opciones o con tantos datos es la mejor; y si no somos capaces de transformar el conocimiento en oportunidades reales, de nada sirve. Estamos agotando nuestra mente y nuestro sistema sin obtener resultados, o lo que es peor, tenemos la sensación de estar más perdidos que al inicio. 

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Acerca de las teorías clásicas de Administración Total de la Calidad (TQM)

Hace un tiempo, encontré un concepto que me cuesta calificar de innovador, pero, al observar detenidamente el sentido que le otorgan, lo veo de forma completamente distinta, un enfoque que no hubiera imaginado, en palabras de Marcel Proust “Mirar con nuevos ojos”, y por ello me resulta doblemente interesante. En décadas pasadas, concretamente entre los 80’s y 90’s, las teorías de calidad aplicadas a las empresas de manufactura tuvieron un auge significativo.

Desde Crosby con el concepto de Cero Defectos, hasta Deming incorporando el ciclo de PDCA (Plan – Do – Check – Act) o PHVA (Planificar – Hacer – Verificar – Actuar) en español, sin pasar por alto el concepto de TQM o Administración de Calidad Total. Que tanto influyeron en generaciones y que seguimos observando en un número no reducido de industrias, sin tomar en consideración que dichos conceptos hayan encontrado sus inicios en la industria automotriz de los años 50´s.

No es un concepto recién salido del horno en el ámbito educativo, por lo menos desde el 2015 ya se hablaba de este término “Aprendizaje Justo a Tiempo, o Just In Time Learning” en la Escuela de Arquitectura y Diseño de Oslo Noruega, especialmente en el artículo de investigación “Just-in-time Teaching, Just-in-need Learning: Designing towards Optimized Pedagogical Outcomes”.

Por su lado, Ed Catmull, científico de la computación, cofundador de Pixar y ex presidente de Disney, señala en su libro Creativity Inc, que una de las lecciones que en su momento le dio mayor significado a su trabajo fue la historia de la manufactura en Japón, y como un estadista como W.E. Deming había ayudado en su reconstrucción después de la 2da. Guerra Mundial, y algunas frases para describir esos planteamientos revolucionarios, como —«producción justo a tiempo» o «control de calidad total»—, pero lo que llamó su atención fue su esencia: la responsabilidad de encontrar y solucionar problemas debe ser asignada a cada empleado, desde el más alto directivo hasta la última persona de la cadena de producción. Qué sucedería si, en el ámbito del aprendizaje, especialmente en el autoaprendizaje y en la andragogía (proceso de enseñanza-aprendizaje en personas adultas) sustituimos las palabras “empleado” por “persona” y “solucionar problemas” por por “aprender conceptos”, nos queda así: 

“la responsabilidad de encontrar y aprender conceptos debe ser asignada a cada persona, desde el más alto nivel directivo hasta la última persona de la cadena de producción”. Hace falta una aguda visión, y no poca imaginación, para transitar conceptos que han funcionado para industrias tan rígidas como lo es la automotriz, a alguna otra industria como la creativa. Unas décadas más tarde, otras áreas, como la de la educación, toma este mismo concepto, “Justo a Tiempo” para proponer una metodología en la que enseñanza y aprendizaje tienen una clara distinción, esbozando una idea de lo que es aprendizaje justo a tiempo. “Adquirir las habilidades o conocimientos en el momento justo, aprender «lo que necesitas cuando lo necesitas»”.

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Deming defendía que si alguien, de cualquier nivel en la organización, detectaba un problema en el proceso de fabricación debía ser animada (y eso se esperaba de ella) a detener la cadena de montaje. Las empresas japonesas que adoptaron las ideas de Deming dieron facilidades a los trabajadores para que lo hicieran: instalaron una cuerda de la que cualquiera podía tirar para detener la producción. 

Si podemos pensar en que cualquier persona, al detectar una área de oportunidad para aprender algún concepto, profundizar en él, investigar, incluso trabajar en mejorarlo, debemos alentarlo a ello, facilitarle las condiciones para que pueda hacerlo y no detenerlo cuestionando cosas sencillas como un “¿qué estás haciendo?”, o “¿no te parece que estás perdiendo el tiempo?”. Que lo haga no necesariamente significa que esa idea en particular sobre la que se investigue o profundice solucionará alguna situación complicada de forma inmediata, pero la resolución de problemas, el pensamiento alterno, el pensamiento crítico para abordar eventualidades y el enriquecimiento del conocimiento a la hora de ser creativos sin duda se verá favorecida, resultado en personas con una capacidad cada vez mayor para solucionar por sí mismas las dificultades, y con conocimientos capaces de abrir las posibilidades a nuevas rutas. 

¿Cómo entender el aprendizaje Just In Time (JIT)?

Buscar y obtener la información que se requiere, en el momento que se necesita y abandonar la idea de “acaparar o recopilar datos para después”, es un inicio. Cuántos tenemos acumulados una serie de tableros en Pinterest, o guardados un sin fin de artículos “interesantes” para cuando se “necesiten” o para cuando “tenga tiempo”.  Que dicho sea de paso, no está del todo mal, y no se trata de eliminar todos nuestros archivos. Acumular ideas, recortes, datos o información en general, es útil siempre y cuando sepamos para qué la queremos.

Tomemos en cuenta la época en la que fue generada esa información y seamos capaces de vincular dicho concepto o idea a nuestras propias necesidades, para crear algo nuevo, distinto, como lo es este enfoque de la “información justo a tiempo”. Tener la capacidad de vincular ideas y conocimientos aparentemente distintos, de ámbitos probablemente opuestos, es una gran apuesta. Encontrar de entre lo ya creado o exitoso nuevos enfoques, nuevas maneras de traerlos a la práctica.

En palabras del novelista y crítico francés Marcel Proust: “el único verdadero viaje de descubrimiento consiste no en buscar nuevos paisajes, sino en mirar con nuevos ojos”.  Es una de las herramientas de las que se vale la creatividad para detonar nuevas ideas, nuevas formas de hacer las cosas, vincular ideas aparentemente opuestas. Y este vínculo entre la administración de la calidad (particularmente interesante para ingenieros en producción o calidad, estadistas, y directores de plantas del sector productivo), es una metodología que podemos llevar más allá y encontrar la medida justa de aplicación para cada uno de nosotros. 

En el aprendizaje, “justo a tiempo” se refiere a tener un stock de 'partes', en este caso un conjunto de conocimientos, disponibles en todo momento y en la justa medida. La información dentro de este grupo está habilitada y accesible en cualquier lugar y en el instante en el que se requiere, lo que simplifica el aprendizaje. Esto es esencial ya que ahora esperamos que la información esté disponible al alcance de la mano inmediatamente, lo que en e-learning conocemos como “ubicuidad” de los sistemas. 

La esencia de las teorías de calidad

Una de las cosas que cada teoría y metodología de calidad promueven, es determinar desde su origen lo que realmente se necesita, en qué momento se requiere y en qué medida. Buscan eliminar duplicidad de tareas, excesos o requerimientos injustificados o que no aportan nada a la productividad, eliminar desperdicios y ser eficientes en el manejo de los recursos como son el tiempo, el dinero y el espacio; fortaleciendo cada parte del proceso que llevan a cabo. 

La pregunta es: ¿acaso no es lo mismo que cada uno de nosotros busca con lo que adquirimos día a día como lo es la información y el conocimiento?, ser eficientes, eliminar desperdicios y solo adquirir lo que necesitamos en el momento que lo requerimos para tomar mejores decisiones.

Hablar de un Aprendizaje Just In Time es sin lugar a dudas abrir un debate, es abrir la puerta a evaluar por ejemplo ¿para qué me sirvieron las lecciones de química inorgánica si jamás las he utilizado?, o para qué me obligaron a resolver ecuaciones de cálculo diferencial o integral, que en algún momento me parecieron tan interesantes y que al día de hoy, en mi trabajo, no les he encontrado uso. No pretendo abrir un buzón de quejas sobre para qué fue eso o aquello, ya que defiendo que es la forma en la que supimos que nos interesa y a que áreas no estábamos dispuestos a dedicar nuestra vida, estoy segura que aunque no las veamos crearon sinapsis que apoyan nuestras decisiones más sencillas.
Quisiera llevar el enfoque a lo que hoy como adultos consumimos, a lo que hoy decidimos que es importante para nuestra vida diaria, a lo que hoy es útil y a lo que dejó hace tiempo de ser valioso, a hacer una limpieza de conceptos tal vez obsoletos, o cuyos fundamentos dejaron hace tiempo de tener validez o relevancia, y enfocarnos en lo que justo en este momento nos hace falta para avanzar. Consumir información “justo a tiempo”, y definir cuál es el “aprendizaje just in time» que requerimos cada uno para simplificar, resolver, construir, aquello que es valioso, aquello que aporta valor a la compañía con la que trabajamos, aquello que será importante en la medida que lo pongamos en práctica. 

Pasos a seguir

Con esto en mente, te propongo un ciclo de 4 pasos para implementar capacitación Justo a Tiempo (JIT), mismas etapas de la lista de Deming: Plan, Do, Check, Act y sub pasos o actividades en cada etapa. Estos elementos ayudarán a integrar el aprendizaje JIT en su organización con éxito.

I. Plan: 

A. Identifica aquellas habilidades o conocimientos que se requieren para distintos procesos o actividades y prioriza.

No todo entrenamiento necesita estar disponible “justo a tiempo”. Cuando creas un enfoque a la formación o capacitación JIT para tu equipo, debes determinar qué recursos son prioritarios o de mayor relevancia y deben estar fácilmente disponibles; y cuáles aprendizajes o conocimientos son urgentes de adquirir y para quiénes. Puedes hacerlo reuniendo datos sobre los problemas comunes que enfrentan sus colaboradores y observándolos en el trabajo. Esto te ayudará a identificar cómo son utilizados los contenidos y qué es lo que buscan con más frecuencia en las distintas áreas de la organización.

Los análisis disponibles en su sistema de gestión de aprendizaje o plataformas LMS como Yeira, son una excelente forma de comenzar. Del mismo modo, siempre es bueno hablar con su equipo y pedir sugerencias, son ellos quienes tienen la mejor idea de qué tipo de información necesitan en sus actividades cotidianas.

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B. Evalúa el enfoque actual de la formación. ¿Cumple con las necesidades de la organización?

Antes de iniciar la creación de un programa de capacitación justo a tiempo, debes evaluar el enfoque de capacitación actual. De esta forma podrás identificar lo que funciona y lo que no. Para hacerlo, es primordial concentrarse, por ejemplo, en identificar cualquier problema de aprendizaje que no se haya resuelto. Del mismo modo, determinar qué soluciones improvisadas usan los colaboradores para solucionar problemas comunes o qué sucede cuando el aprendizaje no es accesible y sus aprendices no saben cómo progresar. Estas preguntas ayudarán a aclarar qué tipo de soluciones y contenidos de capacitación deben ser accesibles justo a tiempo y qué herramientas didácticas son las más adecuadas para ello. 

II. Do.

A. Desarrolla una cultura de aprendizaje activo.

La Formación Justo a Tiempo (JIT) requiere apoyo y esfuerzo por parte de toda la organización. Es importante promover una cultura de autoaprendizaje y aprendizaje continuo para crear un enfoque de capacitación JIT efectivo. Contar con una cultura de aprendizaje fuerte es parte fundamental de toda organización innovadora, y ayuda a sus colaboradores a hacer una transición exitosa a la capacitación justo a tiempo. La capacitación ya no se trata como un proceso separado, sino como una parte esencial de la organización en sí. 

Una cultura de aprendizaje bien cultivada garantiza que sus alumnos se acostumbren a buscar información en el momento en que la necesitan. Esta mentalidad de autoaprendizaje y aprendizaje autodirigido es esencial para la capacitación JIT, ya que se enfoca en permitir que los colaboradores busquen activamente nuevos conocimientos y habilidades cuando sea necesario o cuando cada uno determine que debe hacerlo.

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B. Revisa las herramientas digitales y demás recursos de aprendizaje disponibles para tu equipo.

La capacitación Justo a Tiempo requiere una tecnología receptiva para funcionar según lo previsto. Después de todo, la capacitación JIT destaca la flexibilidad como prioridad. Como tal, sus herramientas digitales también deben ser adaptables. Una de las mejores maneras de garantizar una capacitación efectiva justo a tiempo es ofrecer un LMS con capacidad de respuesta móvil o una solución de aprendizaje móvil. Esto permite que sus alumnos accedan al contenido de capacitación con facilidad, independientemente de su ubicación física.

Hoy el uso de tecnología móvil ha superado a las computadoras de escritorio para muchas actividades, por otra parte hay muchos colaboradores que no tienen acceso a un escritorio durante la mayor parte de su jornada laboral. Al confiar únicamente en un modelo de capacitación no móvil, es muy probable que dejes de atender a una buena parte de los colaboradores. Por lo que revisar los perfiles y las necesidades de los distintos equipos de trabajo es esencial.

C. Crear un plan de contenido adecuado a los destinos perfiles.

Ahora, es momento de crear el contenido. Crear y enviar contenido de forma arbitraria es un error; la creación de un plan de contenido le permite entregar el conocimiento idóneo en el momento perfecto. Por ejemplo, si hay una nueva regulación que entrará en vigencia en un par de meses y que es un tema prioritario para sus colaboradores, la capacitación deberá impartirse justo antes de que la normativa entre en vigor. O una nueva política o procedimiento en la empresa, entre muchas otras opciones. Debes pensar en mantener contenidos frescos en el inventario y en la mente de sus alumnos y brinde la información que necesitan cuándo la necesitan.

Por otra parte, cuidar la forma en la que se presente, o la herramienta bajo la cual se comparte el contenido es igualmente importante. Sus colaboradores accederán al contenido sobre la marcha y en el punto de necesidad. Esperan una respuesta inmediata y necesitan poder encontrar y procesar rápidamente los elementos esenciales del tema. Esto ocurre en cualquier momento, a menudo durante la jornada laboral. En casos como este, sus colaboradores no habrán dedicado mucho tiempo a la capacitación. Es por eso que el contenido justo a tiempo generalmente divide los temas en fragmentos del tamaño de un bocado, microlearning o microaprendizaje es la forma apropiada de llamarlo. En este formato solo hay espacio para la información más pertinente y de mayor valor. Deberás evitar el material largo y difícil de navegar. Las unidades de microaprendizaje pueden incluir varios formatos, como contenido escrito, juegos, videos o infografías. Esencialmente, hace que la información sea más digerible y proporciona la mayor relevancia. ¡No es de extrañar por qué hasta el 94% de los educadores prefieren el contenido de microaprendizaje!

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III. Check

A. Etiqueta los conceptos.

El contenido también debe ser rápido y fácil de acceder. La capacitación JIT no funcionará si su LMS tiene una masa de contenido complicada y desorganizada. Debes evitar que los colaboradores tengan dificultades para encontrar la información que necesitan en el poco tiempo que tienen disponible.
Categorizar todo asegura que su contenido sea fácil de buscar. Esto ayudará a poner los conceptos en manos de su equipo en el momento adecuado. En última instancia, hace que el consumo de contenido sea rápido y eficiente. Afortunadamente, los LMS modernos como Yeira lo facilitan al permitirle categorizar su biblioteca de contenido y ayudar a etiquetar contenido con palabras clave. Esto permite agrupar conceptos similares.

IV. ACT.

A. Promueva el aprendizaje social.

El Aprendizaje Justo a Tiempo tiene un gran inconveniente, y es que la formación JIT casi siempre es asíncrona , ya que los alumnos exploran el contenido por su cuenta en función de sus necesidades individuales. Las características de aprendizaje social en su LMS ayudan a los estudiantes a acceder a sus compañeros y a los expertos y mentores en la materia de su organización. Como tal, puede crear un enfoque justo a tiempo exitoso simplemente mejorando la comunicación. 

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Conclusiones

El Aprendizaje Justo a Tiempo puede ser un enfoque de capacitación beneficioso, solamente cuando cuentas con una estrategia clara, como en todos los programas de formación y capacitación organizacional. Debes conocer los procedimientos y actividades que representan el core de la organización y definir el contenido, contemplando no solo que sea pequeño, sino también atractivo y relevante para los colaboradores, esto después de una intensa investigación y acercamiento con los distintos equipos de trabajo. Recuerda que el Aprendizaje Justo a Tiempo consiste en acceder a la información correcta en el momento adecuado, alejándose de estructuras predeterminadas o modelos preestablecidos como los son horarios y fechas. El Aprendizaje Justo a Tiempo es una estrategia que debiera enfocarse a satisfacer las necesidades de aprendizaje en el momento que surgen las dudas entre los colaboradores, por ello obliga a planear con detalle y de manera muy clara.

El Aprendizaje Justo a Tiempo requiere identificar lo que se pudiera requerir, el lugar y momento en el que las dudas puedan surgir, y la herramienta que los colaboradores utilizan para consultar y despejar las dudas. Los contenidos deberán estar orientados y diseñados para dar respuestas oportunas y accesibles, sin abrumar y sin ser excesivo. Una pauta esencial en el diseño de los contenidos es que sean fácilmente localizables y comprensibles para el equipo de colaboradores, buscando eliminar distractores o pérdidas de tiempo, y utilizando recursos que apoyen la retención del conocimiento una vez es adquirido.

Con frecuencia observamos que los recursos utilizados en el modelo de Aprendizaje Justo a Tiempo son reutilizables, por lo cual los criterios de calidad deben ser atendidos cuidadosamente, esto favorece además de la satisfacción del aprendiz, ahorros en el mediano y largo plazo. El Aprendizaje Justo a Tiempo es otra de las muchas soluciones en la formación de equipos de trabajo innovadores, simplificando los procesos de capacitación y haciéndolos más eficientes aprender justo cuando lo necesitas es algo que practicamos, a veces sin darnos cuenta, en nuestro día a día.

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“Los analfabetos del siglo XXI no serán aquellos que no sepan leer y escribir, sino aquellos que no sepan aprender, desaprender y volver a aprender” - Alvin Toffler